Activar un copiloto en el correo, los documentos y las reuniones es una de las formas más rápidas de ganar productividad con IA. También es una de las formas más rápidas de exponer años de permisos compartidos olvidados.
Cómo decide el copiloto qué puede ver
Copilotos como Microsoft 365 Copilot y Gemini en Google Workspace respetan los permisos que ya existen. No crean accesos nuevos: le muestran al usuario todo aquello a lo que ya tenía acceso, aunque nunca haya abierto el archivo.
Parece seguro, y técnicamente lo es. El problema está en los permisos que la empresa tiene hoy.
El problema del exceso de permisos compartidos
En cualquier empresa con algunos años de trayectoria pasa lo mismo:
- Enlaces abiertos para toda la empresa, creados para facilitar una reunión y nunca eliminados.
- Carpetas de RR. HH., finanzas y legal con grupos de acceso demasiado amplios, heredados de reorganizaciones antiguas.
- Sitios y unidades de proyectos terminados todavía abiertos, con contratos y datos de clientes.
- Personas que cambiaron de área y conservaron el acceso del equipo anterior.
Antes, esos archivos estaban protegidos por un detalle: nadie sabía que existían. Con el copiloto, basta con preguntar.
El copiloto no crea filtraciones. Encuentra las que ya estaban ahí.
Preguntas que se convierten en incidentes
Si la planilla de remuneraciones está compartida de más, el copiloto responde con total tranquilidad.
Una presentación confidencial olvidada en el sitio de un proyecto se convierte en respuesta en pocos segundos.
Montos y cláusulas de clientes aparecen ante quien nunca debería tener acceso a ellos.
La transcripción de una reunión privada, guardada en una carpeta abierta, se convierte en un resumen para cualquiera.
Antes de activarlo, y después también
- Revisar los permisos compartidos. Encontrar enlaces abiertos, grupos amplios y carpetas sensibles con acceso excesivo.
- Clasificar lo sensible. Las etiquetas de confidencialidad ayudan al copiloto y a las herramientas de protección a tratar esos archivos con cuidado.
- Habilitar por etapas. Empezar con grupos piloto y ampliar después de poner la casa en orden.
- Monitorear el uso. Seguir lo que se pregunta y a qué se accede, para corregir los permisos que se escaparon.
Los propios fabricantes recomiendan revisar el exceso de permisos compartidos antes de habilitar el copiloto para toda la empresa. En la práctica, pocas empresas lo hacen a fondo.